KOMUNIKASI BISNIS

TUGAS 2

PENGORGANISASIAN DAN REVISI PESAN PESAN BISNIS

          1.      Pengorganisasian Melalui Outline

Pada dasarnya, untuk mencapai pengorganisasian yang baik diperlukan dua proses tahapan, yaitu pendefinisian dan penggolongan ide-ide; dan penetapan urutan ide-ide dengan perencanaan organisasional yang terpilih secara hati-hati.

     

          a.       Mendefinisikan dan mengelompokkan ide-ide

Memutuskan apa yang harus dikatakan adalah masalah mendasar yang harus dipecahkan oleh setiap komunikator. Jika materi yang disajikan lemah, apalagi tidak memiliki suatu gaya yang menarik, fakta yang ada dapat menjadi kabur. Cepat atau lambat, audience akan menyimpulkan bahwa yang disampaikan benar-benar tidak bernilai sedikitpun. Semua kegiatan komunikasi, baik menelpon, membuat 3 paragraf surat, atau menulis laporan 200 halaman, harus dimulai dengan mendefinisikan isi materinya. Semakin panjang dan kompleks materi yang akan disampaikan, semakin penting tahap pertama ini.

Apabila pesan yang disusun panjang dan kompleks, pembuatan outline sangat diperlukan dan menjadi penting artinya. Mengapa demikian? Sebuat outline akan membantu memvisualisasikan hubungan antara bagian yang satu dengan bagian yang lain. Disamping itu, outline juga akan memberikan arahan sehinga komunikator dapat menyampaikan ide-ide dengan cara yang sistematik, efisien dan efektif. Melalui perencanaan yang baik, outline akan membantu komunikator mengekspresikan transisi antara ide-ide, sehingga audience akan mengerti dan memehami pola piker komunikator. Susunan suatu outline secara garis besar dapat digolongkan ke dalam tiga golongan, yaitu :

• Mulailah dengan ide pokok

Ide pokok (main idea) akan membantu menetapkan tujuan dan strategi umum dari suatu pesan. Idde pokok tersebut dapat dirangkum ke dalam dua hal yaitu: (a) hal-hal apa yang diinginkan agar dilakukan atau dipikirkan oleh audience, (b) alasan yang mendasar, mengapa mereka harus melakukan atau memikirkannya. Ide pokok merupakan titik awal untuk membuat outline.

• Nyatakan poin-poin pendukung yang penting

Setelah menetapkan ide pokok pesan yang akan disampaikan, tahap kedua adalah menyusun poin-poin penting lainnya, sebagai pendukung ide pokok.

• Ilustrasi dengan bukti-bukti

Tahapan ketiga dalam menyusun outline adalah memberikan ilustrasi dengan mengemukakan bukti yang berhasil dikumpulkan. Semakin banyak bukti yang dapat disajikan, semakin baik outline yang dibuat.

          b.      Menentukan urutan dengan rencana organisional

Setelah selesai mendefinisikan dan menggolongkan ide-ide, langkah selanjutnya adalah menentukan urutan penyampaian materi. Untuk menentukan urutan penyampaian materi, ada dua pendekatan penting yang dapat digunakan, Yaitu:

•       Pendekatan langsung

Pendekatan langsung sering disebut juga dengan istilah pendekatan deduktif, di mana ide pokok muncul paling awal kemudian di ikuti bukti pendukungnya.

•       Pendekatan tidak langsung

Sering disebut juga dengan istilah pendekatan induktif, di mana bukti-bukti muncul terlebih dahulu kemudian diikuti dengan ide pokoknya.

Kedua pendekatan dasar tersebut dapat diterapkan baik untuk pesan singkat (memo dan surat) maupun pesan formal/panjang (laporan, usulan, dan presentasi). Untuk menentukan pendekatan yang akan digunakan, reaksi audience terhadap maksud/tujuan pesan dan tipe/jenis pesan yang akan disampaikan harus dianalisis terlebih dahulu.

Secara umum, pendekatan langsung cocok digunakan manakala para audience mempunyai hasrat, tertarik, senang, atau bersikap netral terhadap pesan yang akan disampaikan. Tetapi jika mereka menolak, yang anda sampaikan, lebih baik digunakan pendekatan tak langsung. Kesimpulanya, jika reaksi para audience positif, gunakanlah pendekatan langsung; dan sebaliknya, jika reaksi audience negatif, gunakanlah pendekatan tak langsung

Setelah menganalisis kemungkinan reaksi para audiens dan memilih suatu pendekatan umum, langkah berikutnya adalah menentukan rencana organisasional yang paling cocok diantara bebagai model berikut :

1. Direct request: penyampaian yang langsung pada poin yang dituju (to the point), cocok menggunakan pendekatan pendekatan langsung.
2. Pesan-pesan rutin, good news, atau goodwill: cocok dengan menggunakan pendekatan langsung.
3. Pesan-pesan bad news: pendekatan yang dapat diterapkan adalah pendekatan tak langsung.
4. Pesan-pesan persuasive: pendekatannya adalah dengan cara tak langsung.

2.      Pemilihan Kata

Pemilihan kata yang tepat adalah penggunaan kata-kata tertentu untuk mencurahkan ide atau pikiran ke dalam sebuah kalimat. Agar pesan yang terkandung dalam kalimat yang disampaikan kepada orang lain dengan mudah dapat dimengerti, maka harus menggunakan kata-kata dengan baik.

• Pilihlah kata yang sudah familiar/dikenal

Dalam menyampaikan pesan-pesan bisnis, gunakanlah kata-kata yang sudah dikenal, umum dan lazim sehingga mudah dipahami oleh audiens. Jangan menggunakan kata-kata atau istilah yang nampaknya mentereng, bombastis, tetapi justru hanya membuat audiens bingung.

• Pilihlah kata-kata yang singkat

Anda perlu juga memilih kata-kata yang singkat dalam penyampaian pesan-pesan bisnis. Kata-kata yang singkat, selain efisisen, juga mudah dipahami oleh audiens. Meskipun pemilihan kata yang disingkat diperlukan, harus tetap diperhatikan berbagai kaidah penulisan bahasa yang baik dan benar.

• Hindari kata-kata yang bermakna ganda

Kata-kata yang memiliki berbagai pengertian harus dihindari dalam penyampaian pesan-pesan bisnis. Penggunaan kata-kata tersebut akan mengakibatkan terjadinya penafsiran yang bermacam-macam. Akibat selanjutnya adalah kemungkinan tidak tercapainya maksud penyampaian pesan-pesan bisnis.

3.      Membuat Kalimat Efektif

Penyusunan kata yang efektif mempermudah pembaca mengerti isi pesan. Ada tiga hal yang perlu diperhatikan untuk menyusun kalimat, yaitu kesatuan pikiran, kesatuan susunan dan kelogisan. Diketahui bahwa dalam setiap kalimat paling tidak terdiri atas subjek dan predikat. Subjek dalam predikat akan menjawab “siapa” atau “apa” yang dilakukan oleh kata kerja dan merupakan topik suatu bahasan atau sesuatu yang sedang dikatakan dan biasanya berupa kata benda.

Tiga Jenis Kalimat

• Kalimat Sederhana: Suatu kalimat sederhana hanya memiliki sebuah subjek dan predikat. Namun tidak menutup kemungkinan suatu kalimat dilengkapi dengan objek baik langsung maupun tidak langsung
• Kalimat Majemuk: Kalimat majemuk berisi dua atau lebih klausa independen dan tidak mempunyai klausa dependen. Klausa independen merupakan  klausa yang dapat berdiri sendiri atau mempunyai pengertian yang utuh, sedangkan klausa dependen adalah klausa yang tidak dapat berdiri sendiri sehingga tidak memiliki klausa yang utuh.
• Kalimat Kompleks: Kalimat kompleks berisi sebuah klausa independen dan satu atau lebih klausa dependen sebagian anak kalimat.

Cara mengembangkan paragraf

Ada dua pendekatan untuk mengembangkan suatu paragraf, pendekatan induktif dan pendekatan deduktif. Pendekatan induktif dimulai dengan berbagai alasan terlebih dahulu baru dibuat kesimpulan, sedangkan deduktif dimulai dari kesimpulan, baru diikuti dengan alasan-alasannya. Cara-cara mengembangkan paragraf:

 ·         Ilustrasi

Untuk mengembangkan suatu paragraf dapat digunakan suatu ilustrasi yang dapat memberikan gambaran terhadap ide atau gagasan umum.

• Perbandingan (Persamaan & Perbedaan)

Anda dapat mengembangkan paragraf dengan cara membandingkan persamaan maupun perbedaan terhadap suatu pemikiran dengan pemikiran yang lain.

• ·         Pembahasan Sebab-Akibat

Agar dapat memberikan arah yang jelas terhadap suatu pokok bahasan tertentu.

• ·         Klasifikasi

Untuk mempermudah pemahaman paragraf bagi pengirim pesan dan penerima pesan. Selain itu agar suatu topik bahasan menjadi lebih terarah atau terfokus.

• ·         Pembahasan Pemecahan Masalah

Untuk memberikan latihan analitis yang sangat diperlukan bagi seseorang dalam pengambilan keputusan-keputusan penting bagi suatu organisasi

Paragraf hendaknya jangan terlalu singkat namun juga jangan terlalu panjang. Yang penting, suatu paragraf harus merupakan kesatuan ide atau gagasan yang utuh, menggunakan kata-kata transisi, kata ganti, atau kata kunci sebagai penghubung antara kalimat yang satu dengan yang lainnya, dan jelas.

Sumber :

https://cucusarnika95.wordpress.com/2016/06/06/bab-vii-pengorganisasian-dan-revisi-pesan-pesan-bisnis/

https://reviindah.wordpress.com/2015/05/16/vii-pengorganisasian-dan-revisi-pesan-pesan-bisnis/

TUGAS 3

  

PERENCANAAN LAPORAN BISNIS

1.        Pengertian dan Jenis Laporan Bisnis

Laporan bisnis adalah suatu laporan yang memiliki sifat netral, tidak memihak, memiliki tujuan yang jelas dan berisi rencana penyajian fakta kepada seseorang atau lebih untuk tujuan bisnis tertentu.

Menurut Herta A. Murphy Laporan Bisnis adalah suatu laporan yang memiliki sifat netral, tidak memihak, memiliki tujuan yang jelas, dan berisi rencana penyajian fakta kepada seorang atau lebih untuk tujuan bisnis tertentu.

Menurut Himstreet Laporan Bisnis adalah suatu pesan-pesan objektif yang disusun secara teratur dan digunakan untuk menyampaikan informasi dari suatu bagian organisasional atau dari satu institusi atau lembaga kelembaga yang lain guna membantu pengambilan keputusan atau pemecahan masalah.

Pada umumnya penulisan laporan bisnis digunakan untuk memenuhi berbagai keperluan, antara lain:

1. Untuk memonitor dan mengendalikan operasional perusahaan.
2. Untuk membantu mengimplementasikan kebijakan-kebijakan dan prosedur-prosedur yang telah ditetapkan perusahaan.
3. Untuk memenuhi persyaratan-persyaratan hukum dan peraturan-peraturan yang berlaku bagi perusahaan.
4. Untuk mendokumentasikan prestasi kerja yang diperlukan baik bagi keperluan internal maupun eksternal.
5. Untuk menganalisis informasi dan memberikan bimbingan bagi pengambilan keputusan-keputusan atas masalah tertentu.
6. Untuk memperoleh sumber pendanaan atau membuka bisnis baru.

Selanjutnya, laporan bisnis dapat digolongkan ke dalam jenis sebagai berikut.

a.         Menurut fungsinya.

•       Laporan informasional adalah laporan yang member informasi, menyajikan fakta fakta tanpa melakukan analisis, tanpa  kesimpulan, dan tanpa memberikan rekomendasi.

•      Laporan Analisis adalah laporan yang menyajikan fakta, menganalisis dan menginterprestasikan, kemudian menyimpulkan dan memberi rekomendasi.

Contoh : laporan kemajuan pekerjaan, Rekomendasi dan proposal.

b.        Menurut subyeknya

•       Suatu laporan dapat dibedakan menurut  departemen mana suatu laporan itu diperoleh.

Contoh :Laporan Akuntansi, Personalia, Produksi dan sebagainya.

c.         Menurut Formalitasnya.

•       Laporan dapat dibedakan atas dasar apakah bersifat formal atau nonformal. Menurut Frekuensinya. Suatu laporan dapat dibedakan atas dasar apakah secara berkala atau khusus.

•       Laporan menurut keasliannya, terdiri dari: laporan otoritas, laporan sukarela, laporan swasta, dan laporan public.

d.        Menurut keasliannya

•       Laporan Otoritas : laporan yang dibuat atas dasar permintaan atau kuasa dari orang lain.

•       Laporan sukarela : inisiatif dari pembuat laporan itu sendiri.

•       Laporan swasta : laporan yang dibuat oleh organisasi atau perusahaan swasta.

•       Laporan public : disusun oleh lembaga pemerintah atau lembaga yang dibiayai Negara.

e.         Menurut frekuensinya

•       Terdiri dari laporan berkala yaitu laporan yang disusun harian, mingguan, bulanan, semesteran, tahunan.contoh: laporan penjualan

•       Laporan Khusus : laporan atas kejadian yang unik(khusus) seperti laporan mengenai krisis dalam perusahaan.

f.         Menurut jenisnya

•       Suatu laporan dipengaruhi oleh formalitas dan panjangnya laporan. Laporan infomal meliputi laporan memorandum, laporan surat, dan laporan cetak. laporan formal sering disebut dengan laporan panjang.

•       Laporan surat merupakan suatu laporan yang menggunakan format surat dengan kepala surat. Laporan dalam bentuk cetakan mempunyai judul yang sudah tercetak, instruksi, baris-baris kosong. Laporan formal biasanya lebih panjang daripada laporan informal.

g.        Menurut Kegiatan Projek

•       Dalam melakukan suatu proyek, terdapat tiga jenis laporan,yaitu laporanpendahuluan, laporan perkembangan, dan laporan akhir.

h.        Menurut pelaksanaan Pertemuan

•       Agenda : suatu dokumen yang ditulis sebelum pertemuan berlangsung, dan biasanya terdiri atas jadwal pelaksanaan dan topic yang akan dibahas dalam pertemuan sehingga akan membantu peserta dalam persiapan.

•       Resolusi merupakan laporan singkat secara formal berisi hasil consensus suatu pertemuan.

•       Notulen adalah laporan resmi dalam suatu pertemuan yang telah berlangsung yang mencakup semua hal yang terjadi dalam suatu pertemuan. Mencakup pembahasan yang lebih luas dan berisi hasil pertemuan atau konferensi penting.

2.        Bagian Pokok dalam Laporan Bisnis

a.       Pendahuluan

Dalam bagian pendahuluan ada 10 (sepuluh) hal yang perlu dipertimbangkan, yakni:

1. Pemberi Kuasa, adalah individu/organisasi yang meminta laporan;
2. Tata-letak, menginformasikan kepada pembaca tentang apa saja yang akan dibahas dalam laporan bisnis;
3. Masalah, biasanya diformulasikan di awal pendahuluan sebelum maksud atau tujuan laporan bisnis dinyatakan;
4. Maksud, merupakan poin penting dalam laporan bisnis;
5. Ruang Lingkup, berhubungan dengan luas cakupan atau batas suatu pokok bahasan dalam sebuah laporan bisnis;
6. Metodologi, mengacu pada metode pengumpulan informasi;
7. Sumber-sumber, mencakup berbagai sumber yang kita gunakan dalam penyusunan laporan bisnis, baik sumber tertulis maupun sumber lisan;
8. Latar Belakang, jika pembaca dianggap perlu mengetahui informasi yang ada dalam laporan bisnis itu maka latar belakang harus disampaikan;
9. Definisi Istilah, jika kita menggunakan istilah yang memiliki beberapa penafsiran maka kita harus menjelaskan kepada pembaca definisi yang kita maksudkan.
10. Keterbatasan, adalah keterbatasan dalam hal dana, waktu, ataupun data yang tersedia.

1. Untuk laporan singkat, beberapa unsur tersebut dapat digabungkan menjadi satu atau dua paragraf dengan ataupun tanpa judul “Pendahuluan”. Bahkan dalam laporan berkala, judul pendahuluan dapat dihilangkan bila isi setiap periode sama dan pembaca telah mengetahuinya.

 b.      Isi Laporan

Bagian terpanjang dari suatu laporan bisnis adalah isi laporan. Dalam bagian ini, kita membahas dan mengembangkan hal-hal yang penting secara rinci. Di samping itu, bagian ini dapat membantu kita mencapai maksud penulisan laporan bisnis. Penulisan laporan bisnis yang baik, harus mencakup temuan fakta yang penting dan relevan.c.       Penutup

Bagian penutup berfungsi untuk merangkum laporan secara menyeluruh, dan untuk laporan analitis juga mengambil kesimpulan dan memberikan rekomendasi. Oleh karena itu, dalam Laporan Informasional bagian penutup ini dinamakan Rangkuman, sedangkan pada Laporan Analitis disebut Kesimpulan dan Rekomendasi. Hal-hal yang dipertimbangkan dalam bagian penutup adalah sebagai berikut:

1.      Rangkuman, berisi ringkasan pembahasan secara menyeluruh. Kadangkala hanya berisi poin-poin yang penting, kekuatan dan kelemahan, atau manfaat dan kerugian;

2.      Kesimpulan, berisi evaluasi secara ringkas fakta-fakta yang dibahas, tanpa memasukkan pendapat pribadi kita sebagai penulis;

3.      Rekomendasi, menyarankan suatu program tindakan yang didasarkan pada kesimpulan yang telah dibuat;

4.       Rencana Tindakan, merupakan pernyataan terakhir yang mencakup waktu pelaksanaan program, anggaran yang diperlukan, dan orang-orang yang bertanggung jawab terhadap program/projek yang akan dilaksanakan.

  

3.         Pengorganisasian Isi dalam Laporan Bisnis

 Ada 2 (dua) cara yang dapat dipilih untuk digunakan dalam penyusunan isi laporan bisnis, yakni cara dedukasi (cara langsung) dan cara induksi (cara tak langsung).

Cara pertama:

Cara deduksi atau cara langsung berarti menyampaikan ide pokok dan rekomendasi tyerlebih dahulu, seteah itu baru dijelaskan ahl-hal yang rinci. Secara umum, kita dapat menggunakan cara deduksi atau cara langsung, jika pembaca kita memiliki cirri sebagai berikut:

       •           Eksekutif  yang sibuk,
•           Lebih suka untuk menentukan sesuatu dengan segera,
•           Ingin mengetahui ‘berita baik’ atau informasi netral
•           Ingin menganalisis data lebih baik, dan hal ini akan menjadi lebih mudah jika,
•           Kesimpulan dan rekomendasi dicantumkan pada awal laporan
•           Ingin mengetahui pendangan penulis laporan dengan segera
•           Lebih menyukai laporan yang disusun dengan cara deduksi

Cara kedua:

Cara induksi atau cara tak langsung, berarti kita menjelaskan fakta-fakta yang ada terlebih dahulu, baru kemudian kita memberikan ide pokok, kesimpulan dan rekomendasi. Pada prinsipnya, kita menggunakan cara induksi jika pembaca kita mempunyai karakteristik sebagai berikut:Ingin mengetahui penjelasan secara rinci terlebih dahulu untuk dapat memahami kesimpulan dan rekomendasinya,

•           Ingin mengetahui kesimpulan yang kurang menyenangkan (‘berita buruk’),
•           Merasa kesimpulannya tidak bias dan dapat menerimanya
•           Perlu membaca keseluruhan laporan,bukan hanya bagian akhirnya saja
•           Lebih menyukai laporan yang disusun dengan cara induksi
 

4.    Penulisan Laporan Singkat

1.      Karakteristik Laporan Singkat 

   Kebanyakan laporan singkat (short/brief report) hanya mencakup materi pendukung yang relative sedikit bagi pencapaian komunikasi yang efektif. Laporan singkat itu sendiri dapat berbentuk memo ataupun surat yang terdiri atas satu atau dua halaman.Laporan singkat mencakup beberapa elemen penting dalam suatu laporan formal, antara lain : 

    •     Gaya penulisan pribadi yang menggunakan gaya penulisan orang pertama atau kedua.
•       Grafik untuk lebih menekankan tulisan.
•       Judul dan sub-subjudul dalam tubuh laporan.
•       Format memo atau surat.

2.      Perencanaan Laporan Singkat

1. Penentuan Format dan Panjang LaporanUmumnya, dalam berbicara Anda kurang memiliki fleksibilitas terhadap format dan panjangnya suatu laporan. Pembaca sebaiknya tahu tujuan penulis laporan sehingga mereka dapat menentukan apa yang ingin mereka ketahui, berkaitan dengan materi yang diajukan, dan format penyajian seperti apa yang mereka inginkan. Berdasarkan informasi ini, penulis dapat dengan mudah memilih format laporan diantara empat pilihan berikut ini.

a. Preprinted Bentuk sebelum di cetak (preprinted) pada dasarnya digunakan untuk mengisi laporan yang kosong. 

b. Surat Format surat dapat digunakan untuk laporan yang jumlah halamannya lima atau kurang, dan ditujukan kepada pihak luar organisasi. 

c. Memo Format yang paling umum untuk laporan singkat yang digunakan untuk kepentingan pihan intern organisasi. Memo mencakup beberapa hal berikut : tanggal, kepada, dari, dan subyek.d. ManuskripLaporan yang memiliki beberapa halaman sampai ratusan halaman memerlukan suatu pendekatan formal. Oleh karena panjangnya, format manuskrip memerlukan lebih benyak komponen lebih banyak komponen baik sebelum teks maupun setelah teks.

3.      Penentuan Struktur Dasar

Ada tiga masalah yang muncul dalam menentukan struktur dasar, yaitu :

a. Informasi apa yang seharusnya dimasukan? Apakah semua data atau ada data yang dieliminasi.

b.   Pendekatan psikologis apa yang sesuai dengan pembaca tertentu? Apakah direct order atau indirect order.
c. Metode apa yang akan Anda gunakan agar materinya jelas dan meyakinkan? Menggunakan pengorganisasian suatu topic atas dasar tingkat pentingnya, urutan, kronologis, lokasi, kategori ataukah mengorganisasikan suatu ide menurut argument yang logis.

 4.      Pengorganisasian Laporan Singkat

1. Pengorganisasian Memo dan Laporan InformasionalSuatu laporan informational mempunyai tujuan dasar yaitu menjelaskan sesuatu dengan istilah yang jelas. Dalam menulis laporan informational, tidak perlu khawatir terhadap reaksi pembaca. Informasi harus disajikan secara logis dan akurat, sehingga pembaca akan mengerti dengan tepat apa yang dimaksud dan dapat menggunakan informasi dalam cara yang praktis.a. Laporan Periodic (berkala)Laporan periodic adalah suatu laporan internal yang menjelaskan apa yang terjadi dalam suatu departemen atau divisi selama periode tertentu. Tujuannya adalah untuk memberikan suatu gambaran bagaimana sesuatu dapat berjalan sehingga manajer dapat mengikuti perkembangan dan dapat melakukan koreksi bila perlu. Kebanyakan laporan disusun berdasarkan urutan : (1) Peninjauan atas tanggung jawab rutin; (2) Diskusi/pembahasan proyek khusus; (3) Rencana periode yang akan datang; (4) Analisis masalah/problem.b. Laporan Aktifitas Personal (Individu)Suatu laporan aktivitas personal berisi suatu deskripsi individual terhadap apa yang terjadi selama suatu konverensi, konvesi, atau dalam perjalanan. Laporan ini dimaksudkan untuk menginformasikan kepada manajemen terhadap setiap informasi yang penting. Biasanya ditulis dengan format memo, disusun secara kronologis atau atas dasar topic-topik yang menggambarkan minat pembaca.2. Pengorganisasian Laporan analitikalLaporan analitikal dirancang untuk melakukan persuasi kepada pembaca agar dapat menerima suatu kesimpulan atau rekomendasi. Umumnya ditulis untuk memberikan tanggapan terhadap munculnya kondisi-kondisi tertentu yang terjadi dalam suatu organisasi.a. Laporan Justifikasi, adalah usulan intern yang digunakan untuk melakukan persuasi kepada manajemen puncak untuk menyetujui suatu investasi atau proyek tertentu.b. Usulan Bisnis Baru dan di Luar Klien, usulan untuk pihak luar klien dimaksudkan untuk memperoleh produk, atau proyek yang diterima oleh bisnis atau pemerintah diluar klien. Pendekatan yang digunakan adalah pendekatan langsung,pengorganisasiannya melalui pernyataan masalah diikuti dengan pemecahan masalah.c. Laporan Troubleshooting, suatu laporan troubleshooting adalah dokumen yang berorientasi kepada keputusan yang disusun untuk kepentingan manajemen puncak 

5. Membuat Laporan Bisnis Yang Baik

 1.        Akurat

Hal pertama yang perlu diperhatikan oleh seorang penulis laporan bisnis adalah bagaimana mengatakan suatu kebenaran. Beberapa hal berikut ini akan membantu mengatasi kemungkinan terjadinya distorsi :

a.       Jelaskan fakta atau peristiwa yang terjadi secara konkret.b.      Laporkan semua fakta yang relevan.c.       Tempatkan fakta yang ada dalam suatu perspektif.d.      Berikan bukti-bukti terhadap kesimpulan yang Anda buat.e.       Sajikan hanya bukti yang valid dan mendukung kesimpulan Anda.f.       Jaga bias pribadi Anda dalam suatu laporan.

 2.        Keputusan yang Baik

 Laporan bisnis yang dibuat tidak hanya digunakan pihak intern saja, tetapi juga pihak ekstern organisasi. Pembaca akan merasa senang membaca suatu laporan yang mencakup lima hal berikut :

a.       Adanya ide pokok pada permulaan suatu laporan.b.      Melihat fakta-fakta yang tersedia.c.       Menerima uraian atau cerita secara menyeluruh.d.      Menggunakan bahasa yang mudah dimengerti.e.       Mempelajari sesuatu yang dapat membuat pekerjaan atau tugas-tugas mereka menjadi lebih mudah.

 3.        Format, Gaya, dan Organisasi yang Responsif 

Sebelum menulis, Anda harus memutuskan apakah akan menggunakan format surat, memo, atau manuskrip; apakah menggunakan gaya formal atau informal. Dalam hal ini, ajukan diri Anda sendiri pertanyaan berikut.

a.    Siapa yang berinisiatif yang membuat laporan?

b.    Apakah subyek yang akan dimasukan ke dalam laporan?

c.    Kapan suatu laporan dibuat?

d.   Ke mana laporan akan dikirim?

e.    Mengapa suatu laporan dibuat?

f.     Bagaimana sikap pembaca?

Sumber:

https://siwonpieter.wordpress.com/komunikasi-bisnis-perencanaan-laporan-bisnis/ 

     1.      Peranan Komunikasi dalam Bisnis

A.    Peranan Komunikasi dalam Bisnis

1.        Pengertian Komunikasi dan Bisnis

a.    Komunikasi

Komunikasi adalah suatu proses penyampaian pesan atau informasi serta gagasan ide yang dikemukakan oleh seseorang.

b.    Bisnis

Bisnis adalah suatu kegiatan yang berhubungan dengan cara bertransaksi. Biasanya bisnis terjadi apabila seseorang melakukan jual atau beli suatu barang maupun jasa kepada konsumennya. Adapun tujuan lain dari bisnis yaitu mendapatkan keuntungan atau biasa disebut dengan laba. Dalam artian lain, bisnis adalah melakukan suatu aktivitas dan pekerjaan yang menghasilkan keuntungan.

2.        Pengertian Komunikasi Bisnis

Komunikasi bisnis adalah pertukaran gagasan dan informasi yang memiliki tujuan tertentu yang disajikan secara personal atau impersonal melalui simbol-simbol atau sinyal . Bisnis melibatkan pertukaran informasi secara terus – menerus. Lebih banyak bisnis yang dijalankan makan semakin luas juga komunikasi yang akan tercipta.

Peran komunikasi dalam berbisnis sangatlah penting karena komunikasi yang baik dapat menguntungkan sebuah bisnis yang sedang dilakukan. Terciptanya komunikasi yang baik serta komunikasi yang efektif akan mendatangkan sebuah keuntungan dalam berbisnis. Maka seseorang yang dapat berkomunikasi dengan baik dengan orang lain biasanya dengan mudah menjalankan bisnis yang dikelolanya. Dengan demikian, bisnis dan komunikasi berjalan bergandengan tangan.

3.                  Komunikasi Bisnis menurut Para Ahli

Menurut Purwanto (2006:4), pengertian komunikasi bisnis yaitu komunikasi yang digunakan dalam dunia bisnis, mencakup berbagai macam bentuk komunikasi, baik komunikasi verbal ataupun komunikasi non verbal untuk mencapai tujuan tertentu. Pada dasarnya komunikasi bisnis ini dibagi dalam dua hal yaitu komunikasi verbal dan komunikasi non verbal.

   2.      Tujuan dari Komunikasi dalam Bisnis

Secara umum, ada tiga tujuan komunikasi bisnis, yaitu memberi informasi (informing), melakukan persuasi (persuading), dan melakukan kolaborasi (collaborating) dengan audiens.

a. Memberi informasi (informing)

Tujuan pertama dalam komunikasi bisnis adalah memberikan informasi yang berkaitan dengan dunia bisnis kepada pihak lain. Sebagai contoh, seorang pimpinan suatu perusahaan membutuhkan beberapa pegawai baru yang akan ditempatkan sebagai staf administrasi di kantor-kantor cabang yang ada.

Untuk memperoleh pegawai yang diharapkan, ia dapat memasang iklan lowongan kerja melalui media surat kabar, majalah, radio, dan internet. Masing-masing media informasi tersebut tentu saja mempunyai kelebihan dan kekurangan satu sama lain. Jadi tergantung manajer untuk memilih media mana yang akan dipilih dengan mempertimbangkan kemampuan internal yang dimiliki oleh perusahaan.

b. Melakukan persuasi (persuading)

Tujuan kedua dari sebuah komunikasi bisnis adalah melakukan persuasi kepada pihak lain agar apa yang disampaikan dapat dipahami oleh audiens dengan baik dan benar. Hal ini sering dilakukan terutama yang berkaitan dengan negoisasi antara seseorang dengan orang laian dalam bisnis. Untuk dapat memperoleh hasil yang optimal dalam bernegosiasi, setiap pihak perlu memahami prinsip win-win solution.

c. Melakukan kolaborasi (collaborating) dengan audiens

Tujuan ketiga dalam komunikasi bisnis adalah melakukan kolaborasi atau kerjasama bisnis antara seseorang dengan orang lain. Melalui jalinan komunikasi bisnis, seseorang dapat dengan mudah melakukan kerjasama bisnis baik antara perusahaan dosmetik maupun dengan perusahaan asing. Saat ini kerjasama antar perusahaan di berbagai belahan dunia relative mudah dilakukan seiring dengan semakin pesatnya kemajuan teknologi komunikasi dewasa ini. Seseorang dapat menggunakan beberapa media telekomunikasi yang ada seperti telepon biasa, faksmili, telepon genggam, internet, email dan telekomferensi. Teknologi komunikasi tersebut sangat penting artinya dalam memperat kerjasama dalam dunia bisnis.

Dalam dunia bisnis, presentasi yang baik harus mampu menjelaskan tujuan yang diinginkan secara spesifik. Oleh karena itu untuk merumuskan tujuan tersebut, seseorang perlu menanyakan pada diri sendiri, apakah audiensi akan melakukan penelaahan terhadap suatu pesan atau tidak. Tujuan harus dinyatakan setepat mungkin, demikian pula dengan identifikasi individu-individu yang akan memberi tanggapan terhadap pesan yang disampaikan.

Selain itu tujuan bisnis juga dapat digolongkan menjadi dua tujuan umum dan tujuan khusus :

1. Tujuan umum komunikasi bisnis yakni mendukung tujuan bisnis supaya lebih efektif dan efisien guna memperbaiki pengelolaan bisnis.

2. Tujuan khusus komunikasi bisnis yaitu menciptakan interaksi / hubungan antara perusahaan dengan konsumen, pemerintah, sesama dunia usaha serta dengan lingkungan agar tercipta hubungan baik yang dapat meningkatkan pertumbuhan bisnis.

3.      Umpan Balik dan Bentuk-Bentuknya

Komunikasi merupakan aspek yang tidak bisa dipisahkan dari kehidupan manusia dan akan terjalin hubungan yang harmonis jika komunikasinya baik. Ditinjau dari segi keilmuan maka dapat ditelaah berdasarkan unsur-unsur sebagai berikut : komunikator, pesan, media, komunikan dan umpan balik. Diantara kelima ini, umpan balik merupakan unsur yang paling penting dalam menentukan keberhasilan komunikasi. Dengan mengetahui umpan balik yang dikirimkan oleh komunikan, maka komunikator akan mengetahui apakah tujuan dari pesan kita tersampaikan atau tidak. Umpan balik (feed back) pun memiliki berbagai macam bentuk seperti hasil (pelaksanaan suatu tugas), laporan, sikap yang timbul, pertanyaan, reaksi, dsb. Umpan balik pun dapat berupa tulisan, lisan, peragaan, dsb.

Umpan yang baik diperlukan syarat-syarat tertentu, antara lain :

1. Jujur

Umpan balik yang tidak jujur bersumber pada kebiasaan untuk menyenangkan orang lain, keinginan member nasihat, memenangkan argument, mengambil muka, menjilat, dan menyakiti orang lain. Umpan balik seperti ini sangat merusak.

2. Khusus dan Jelas

Umpan balik bukan sesuatu yang umum ataupun kabur.

3. Bebas

Umpan balik yang membuat orang bersangkutan tidak dapat berbuat apa-apa adalah umpan balik yang tidak berguna.

4. Tidak Menilai

Penilaian yang dimaksud adalah judgement bukan evaluasi.

5. Deskriptif

Umpan balik hendaknya mengungkapkan juga yang baik disamping sesuatu yang perlu diperbaiki lagi. Kita sering lupa saat menyatakan yang buruk tanpa memberikan titik terangnya (hal baik).

6. Hasil Oriented

Dalam hal ini yang diutamakan bukan hasilnya, tapi orangnya.

7. Waktu

Tidak ada patokan tentang waktu dalam umpan balik.

  

Bentuk-Bentuk Umpan Balik

1. External Feedback

Umpan balik yang diterima langsung oleh komunikator dari komunikan

2. Internal Feedback

Umpan balik yang datang dari pesan si komunikator itu sendiri

3. Direct Feedback atau Immediate Feedback

Umpan balik langsung dalam suatu komunikasi

4. Indirect Feedback

Dalam bentuk surat kepada redaksi surat kabar, penyair radio, dll. Hal ini umpan balik membutuhkan waktu

5. Inferential Feedback

Umpan balik yang diterima dalam komunikasi massa yang disimpulkan sendiri oleh komunikator meskipun secara tidak langsung akan tetapi cukup relevan dengan pesan yang disampaikan.

6. Zero Feedback

Umpan balik yang disampaikan oleh komunikan tidak dapat dipahami oleh komunikator

7. Neutral Feedback

Informasi yang diterima oleh komunikator tidak relevan dengan pesan yang disampaikan semula

8. Positive Feedback

Komunikasi yang disampaikan oleh komunikator kepada komunikan mendapat tanggapan positif

9. Negative Feedback

Komunikasi yang disampaikan oleh komunikator mendapat tentangan dari komunikan

 4.      Kesalahpahaman dalam Berkomunikasi

Faktor-faktor penghambat komunikasi tersebut mencakup antara lain masalah dalam pengembangan pesan, penyampaian pesan, penerimaan pesan dan penafsiran pesan.

•    Masalah Dalam Mengembangkan Pesan

    Sumber masalah potensial dalam mengembangkan suatu pesan adalah dalam memformulasikan suatu pesan. Masalah dalam mengembangkan suatu pesan dapat mencakup antara lain munculnya keragu-raguan tentang isi pesan, kurang terbiasa dengan situasi yang ada atau penerima, adanya pertentangan emosional, atau kesulitan dalam mengekspresikan ide atau gagasan.

      Jika seseorang gagal dalam mengembangkan pesan, maka proses komunikasi akan memulai dengan sesuatu yang salah, yang pada akhirnya akan membawa kegagalan yang akan berkelanjutan atau terus menerus.

•    Masalah dalam Menyampaikan Pesan

            Komunikasi dapat juga terganggu karena munculnya masalah dalam mendapatkan pesan dari pengirim ke penerima. Masalah dalam penyampaian pesan yang paling jelas adalah faktor phisik, misalnya sambungan kabel yang jelek, akustik yang lemah, dan tindasan yang tak terbaca. Meskipun gangguan-gangguan tersebut nampaknya sepele, namun mereka dapat memblok atau mengganggu suatu pesan.

        Masalah lain yang muncul dalam penyampaian suatu pesan adalah bila dua buah pesan yang disampaikan mempunyai arti yang saling berlawanan. Bila dua buah pesan disampaikan sekaligus secara bersamaan, maka akan muncul gangguan dalam arus komunikasi. Masalah serupa juga muncul, bila suatu pesan disampaikan melalui saluran penghubung yang cukup panjang. Orang terakhir yang menerima pesan ada kemungkinan hanya dapat menangkap pesan sebagian kecil saja dari orang yang pertama atau bahkan pesan yang disampaikan bisa jadi bertentangan dengan pesan aslinya.

•  Masalah Dalam Menerima Pesan

       Sebagaimana halnya dengan penyampaian pesan, menerima pesanpun juga tak luput dari adanya suatu masalah. Masalah yang muncul dalam penerimaan suatu pesan antara lain adanya persaingan antara penglihatan dengan suara, kursi yang tidak nyaman, lampu yang kurang terang, dan kondisi lain yang dapat mengganggu konsentrasi penerima. Sebagai contoh, pada saat Anda sedang mengikuti kuliah di kelas, tiba-tiba terdengar teriakan histeris dari orang-orang yang sedang panik yang terkurung dalam suatu gedung yang sedang terbakar yang kebetulan berdekatan dengan tempat kuliah Anda. Dalam kondisi seperti itu, dapatkah Anda menerima pesan dengan baik? Pada saat asyik membaca-baca di ruang perpustakaan, tiba-tiba lewat seorang gadis cantik dihadapan Anda. Kondisi lainpun dapat terjadi, manakala Anda asyik mengerjakan ujian semester, terdengar suara tabuhan gamelan di seberang bangunan yang kebetulan juga berdampingan dengan sekolah karawitan atau sekolah musik.

        Dalam beberapa kasus, gangguan yang muncul berkaitan dengan kesehatan si penerima pesan. Pendengaran yang kurang baik, penglihatan yang mulai kabur atau bahkan sakit kepala, juga dapat mengganggu penerima dalam menerima suatu pesan. Meskipun hal tersebut tidak memblok (menghambat) jalur komunikasi secara keseluruhan, tetapi mereka dapat mengurangi konsentrasi si penerima pesan. Barangkali gangguan yang  paling umum terjadi adalah kurangnya konsentrasi selama melakukan komunikasi. Kadang-kadang pada saat berkomunikasi, pikiran melayang memikirkan hal-hal lain diluar yang dibicarakan atau melamun.

•    Masalah Dalam Menafsirkan Pesan

     Meskipun suatu pesan mungkin hilang selama proses penyampaian pesan terjadi, namun masalah terbesar adalah pada mata rantai terakhir, dimana suatu pesan ditafsirkan oleh penerima pesan. Perbedaan latar belakang, perbendaharaan bahasa, dan pernyataan emosional, dapat menimbulkan munculnya kesalahpahaman antara pemberi dan penerima pesan. 

•    Komunikasi Yang Efektif

      Komunikasi yang efektif tentu saja akan dapat mengatasi berbagai hambatan yang dihadapi dalam komunikasi. Bagaimana mengatasi berbagai hambatan dalam komunikasi? Untuk dapat mengatasi berbagai rintangan dalam komunikasi, maka perlu diperhatikan tiga hal sebagai berikut:

      a.    Membuat suatu pesan secara lebih berhati-hati.

      b.   Minimisasi gangguan dalam proses komunikasi.

      c. Mempermudah upaya umpan balik antara si pengirim dan si penerima pesan.

    5.      Memperbaiki Komunikasi dalam Organisasi

Komunikasi efektif sangat berpengaruh dalam mengatasi hambatan  yang dihadapi dalam berkomunikasi. Ada tiga hal yang perlu diperhatikan untuk mengatasi berbagai rintangan tersebut.

1.        Membuat suatu pesan lebih berhati-hati

Perhatikan tujuan berkomunikasi dan para penerima pesan. Katakana apa yang dikehendaki oleh mereka, gunakan bahasa yang jelas, sederhana, mudah dipahami, jelaskan point-point penting, dan tekankan serta telaah ulang point-point yang penting.

2.        Minimisasi Gangguan Dalam Proses Komunikasi

Jika suatu pesan disampaikan secara lisan, perhatikan bagaimana lokasi atau tempat penyampaian pesan yang nyaman, tenang, akustik/sound system yang baik, tempat duduk yang teratur, ruangan sejuk, dsb. Jangan samapai ada gangguan disaat penyampaian pesan.

3.        Mempermudah Upaya Umpan Balik Antara Pengirim dan Penerima Pesan

Agar pemberian umpan balik (feed back) tersebut memberikan suatu manfaat yang cukup berarti, maka kita harus dapat merencanakan bagaimana dan kapan suatu pesan yang disampaikan kepada penerima.

Cara mengatasi hambatan dan memperbaiki komunikasi agar menjadi lebih efektif (Beeve dan Thill, 2003;22) adalah :

          1.      Memelihara iklim komunikasi terbuka

Iklim komunikasi merupakan campuran dari nilai, tradisi dan kebiasaan. Komunikasi terbuka akan mendorong keterusterangan dan kejujuran serta mempermudah umpan balik.

2.    Bertekad memegang teguh etika berkomunikasi

3.    Memahami kesulitan komunikasi antarbudaya

    Majunya perkembangan teknologi dan informasi telah   menyebabkan terjadinya interaksi antarbudaya baik dalam lingkup       regional, nasional, maupun internasional.

4.    Menggunakan pendekatan berkomunikasi yang berpusat pada penerima

Menggunakan pendekatan yang berpusat pada penerima berarti tetap mengingat penerima ketika sedang berkomunikasi.

5.    Menggunakan teknologi secara bijaksana dan bertanggungjawab untuk memperoleh dan membagi informasi

Teknologi dapat dipergunakan untuk menyusun , merevisi dan mendistribusikan pesan. Penggunaan teknologi yang bertanggung jawab dan bijaksana akan mendorong terciptanya komunikasi yang efektif.

6.    Menciptakan dan memproses pesan secara efektif dan efisien. Hal itu dapat dilakukan dengan cara :

·         Memahami penerima pesan

·         Menyesuaikan pesan dengan penerima

·         Mengurangi jumlah pesan

·         Memilih saluran atau media yang tepat

·         Meningkatkan keterampilan berkomunikasi

2. Komunikasi dalam Organisasi

  

    A.    Pola Komunikasi Bisnis

Secara umum pola kumunikasi (patterns of communication) dibedakan menjadi 2 saluran (Purwanto,2006:40-45), yaitu :

a. Saluran Komunikasi Formal

Dalam struktur organisasi, garis, fungsional, maupun matriks, akan tampak berbagai macam posisi atau kedudukan masing-masing sesuai dengan batas tanggung jawab dan wewenangnya. Dalam kaitannya dengan proses penyampaian informasi dari manajer kepada bawahan, pola transformasi informasinya dapat berbentuk 3 pola yaitu:

1. Komunikasi dari atas ke bawah

Komunikasi dari atas ke bawah (top-down)merupakan jalur komunikasi yang berasal dari atas (manajer) ke bawah (karyawan) merupakan penyampaian pesan yang dapat berbentuk perintah, instruksi, maupun prosedur untuk dijalankan para bawahan dengan sebaik-baiknya. Menurut Katz dan Kahn, komunikasi ke bawah mempunyai 5 tujuan pokok yaitu:

• Memberikan pengarahan atau instruksi kerja tertentu,
• Memberikan informasi kenapa pekerjaan itu harus dilaksanakan,
• Memberikan informasi tentang prosedur dan praktik organisasional,
• Memberikan umpan balik pelaksanaan kerja kepada para karyawan,
• Menyajikan informasi mengenai aspek ideologi dalam membantu organisasi menanamkan pengertian tentang tujuan yang ingin dicapai.

2. Komunikasi dari bawah ke atas

Atau disebut buttom-up communicatin berarti alur pesan yang disampaikan berasal dari bawah (karyawan) menuju ke atas (manajer). Pesan mula-mula berasal dari para karyawan yang selanjutnya disampaikan ke jalur yang lebih tinggi.

3. Komunikasi Horizontal

Atau horizontal communication atau sering disebut komunikasi lateral (lateral communication) adalah komunikasi yang terjadi antara bagian-bagian yang memiliki posisi sejajar atau sederajat dalam suatu organisasi. Tujuan komunikasi horizontal antara lain untuk melakukan persuasi, mempengaruhi, dan memberikan informasi kepada bagian atau departemen yang memiliki kedudukan sejajar.

4. Komunikasi Diagonal

Atau diagonal communication melibatkan komunikasi antara dua tingkat (level) organisasi yang berbeda. Contohnya adalah komunikasi formal antara manager pemasaran dengan bagian pabrik, antara manager produksi dengan bagian promosi, antara manager produksi dengan bagian akuntansi dan lain sebagainya.

b. Saluran Komunikasi Informal

Dalam jaringan komunikasi informal, orang-orang yang ada dalam suatu organisasi, tanpa mempedulikan jenjang hierarki, pangkat, dan kedudukan atau jabatan, dapat berkomunikasi secara luas. Meskipun hal-hal yang mereka perbincangkan biasanya bersifat umum, seperti mengobrol tentang humor yang baru di dengar, keluarga, anak-anak, dunia olahraga, musik, acara film, dan sinetron tv, dan kadang kala mereka juga membicarakan hal-hal yang berkaitan dengan situasi kerja yang ada dalam organisasinya.

   

     B.     Mengelola Komunikasi Bisnis

Ada 2 hal yang perlu diperhatikan dalam mengelola komunikasi, yaitu :

1. Penanganan pesan-pesan yang bersifat rutin

Untuk dapat memaksimalkan manfaat dan meminimalkan biaya, seorang manajer perlu memperhatikan hal berikut ini:

• Mengurangi jumlah pesan
• Instruksi yang jelas
• Mendelegasikan tanggung jawab
• Melatih petugas

2. Penanganan Krisis Komunikasi

Cara penanganan krisis di suatu perusahaan tentu berbeda dengan perusahaan lain. Namun, munculnya krisis dalam suatu perusahaan dapat mempunyai pengaruh terhadap masa depan produk maupun reputasi perusahaan bersangkutan. Dalam kaitannya dengan krisis komunikasi tersebut, ada 2 falsafah  dalam komunikasi yaitu:

• Bersikap diam, tidak mengatakan sesuatu, atau
• Katakan apa yang terjadi dan segera

Namun, beberapa ahli hubungan masyarakat (public relation) menyarankan agar perusahaan menangkis rumor yang beredar dalam masyarakat dengan cara menjelaskan dengan cara apa yang menjadi masalahnya secara terbuka tanpa ditutup-tutupi kepada public (masyarakat umum) dan karyawan-karyawannya. Pada saat yang sama, perusahaan harus mencari sumber masalahnya dan berusaha mengendalikannya. Satu hal yang paling penting dalam menangani setiap kasus adalah mengusahakan agar pikiran tetap dalam kondisi tenag, kalem, dan tidak gegabah. Tenang dalam artian bahwa penanganan suatu kasus perlu pemikiran jernih dan tidak dalam kondisi emosional. Suatu tanggapan yang rasional akan membantu memberikan inspirasi untuk mempertinggi rasa percaya diri.

Dalam situasi krisis ekonomi, ada beberapa hal yang dapat dilakukan seperti :

1. Siapkan tim yang terampil atau cekatan dalam penanganan krisis
2. Usahakan agar manajemen puncak segera bertindak pada saat krisis terjadi
3. Ciptakan sebuah pusat informasi sebagai representasi perusahaan yang dilengkapi dengan berbagai peralatan elektronik komunikasi
4. Ceritakan suatu kejadian secara menyeluruh, terbuka, dan jujur. Jika memang ada yang salah segera mohon maaf
5. Tunjukkan keseriusahan perusahaan, bukan saja dalam pernyataan tetapi dalam wujud nyata.

   C.     Masalah Komunikasi dalam Organisasi

Fakor hambatan yang biasanya terjadi dalam proses komunikasi dapat dibagi dalam 3 jenis, yaitu:

1. Hambatan Teknis

Hambatan ini timbul karena lingkungan dan memberikan dampak pencegahan terhadap kelancaran pengiriman dan penerimaan pesan. Dari sisi teknologi, keterbatasan fasilitas dan peralatan komunikasi, akan semakin berkurang dengan adanya temuan baru di bidang teknologi komunikasi dan sistem informasi, sehingga saluran komunikasi dan media komunikasi dapat diandalkan serta lebih efisien.

2. Hambatan Semantik

Gangguan ini menjadi hambatan dalam proses penyampaian pengertian atau ide secara efektif. Definisi semantik disini adalah studi atas pengertian yang diungkapkan lewat bahasa. Suatu pesan yang kurang jelas akan tetap menjadi tidak jelas bagaimanapun baiknya transmisi. Untuk menghindari mis-komunikasi semacam ini, seorang komunikator harus memilih kata-kata yang tepat dan sesuai dengan karakteristik komunikannya, serta melihat dan mempertimbangkan kemungkinan penafsiran yang berbeda terhadap kata-kata yang digunakannya.

3. Hambatan Manusiawi

Hambatan ini muncul dari masalah-masalah pribadi yang dihadapi oleh orang-orang yang terlibat dalam komunikasi, baik komunikator maupun komunikan. Menurut Cruden dan Sherman, hambatan ini mencakup :

1. Hambatan yang berasal dari perbedaan individual manusia, seperti perbedaan persepsi, umur, keadaan emosi, status, keterampilan mendengarkan , pencarian informasi, dan penyaringan informasi.
2. Hambatan yang ditimbulkan oleh iklim psikologis dalam organisasi atau lingkungan sosial dan budaya, seperti suasana dan iklim kerja serta tata nilai yang dianut. Ditinjau dari aspek bisnis, organisasi adalah sarana manajemen (dilihat dari aspek kegiatannya). Korelasi antara Ilmu Komunikasi dengan Organisasi terletak pada peninjauannya yang berfokus kepada manusia-manusia yang terlibat dalam mencapai tujuan organisasi.

Dalam lingkup organisasi tujuan utama komunikasi adalah memperbaiki organisasi, yang ditafsirkan sebagai upaya yang dilakukan untuk mencapai tujuan-tujuan manajemen. Komunikasi organisasi terjadi setiap saat dan dapat didefinisikan sebagai pertunjukan dan penafsiran pesan diantara unit-unit komunikasi yang merupakan bagian dari suatu organisasi. Suatu organisasi terdiri dari unit-unit komunikasi dalam hubungan hierarchies anatara satu dengan lainnya dan berfungsi dalam suatu lingkungan. Komunikasi bisnis adalah proses pertukaran pesan atau informasi untuk mencapai efektivitas dan efisiensi produk kerja di dalam struktur (jenjang/level) dan sistem organisasi yang kondusif. Dalam kegiatan organisasi bisnis, pesan hendaknya tidak hanya sekedar informatif, yaitu agar pihak lain mengerti dan tahu, tetapi juga haruslah persuasif, agarpihak lain bersedia menerima suatu paham atau keyakinan atau melakukan suatu perbuatan atau kegiatan.

Dalam proses komunikasi, semua pesan atau informasi yang dikirim akan diterima dengan berbagai perbedaan oleh penerima pesan/informasi , baik karena perbedaan latar belakang, persepsi, budaya maupun hal lainnya. Untuk itu, suatu pesan atau informasi yang disampaikan hendaknya memenuhi 7 syarat atau dikenal juga dengan 7 C, yaitu :

1. Completeness (Lengkap)

Suatu pesan atau informasi dapat dikatakan lengkap, bila berisi semua materi yang diperlukan agar penerima pesan dapatmemberikan tanggapan yang sesuai dengan harapan pengirim pesan.

2. Conciseness (Singkat)

Suatu pesan dikatakan concise bila dapat mengutarakan gagasannya dalam jumlah kata sekecil mungkin (singkat, padat tetapi jelas) tanpa mengurangi makna, namun tetep menonjolkan gagasannya.

3. Consideration (Pertimbangan)

Penyampaian pesan hendaknya menerapkan empati dengan pertimbangan dan mengutamakan penerima pesan.

4. Concreteness (Konkrit)

Penyampaian pesan hendaknya disampaikan dengan bahasa yang gamblang, pasti, dan jelas

5. Clarity (Kejelasan)

Pesan hendaknya disampaikan dengan bahasa yang mudah dimengerti dan mudah diinterpretasikan serta memiliki makna yang jelas.

6. Courtessy (Kesopanan)

Pesan disampaikan dengan gaya bahasa dan nada yang sopan, akan memupuk hubungan baikdalam komunikasi bisnis.

7. Correctness (Ketelitian)

Pesan hendaknya dibuat dengan teliti dan menggunakan tata bahasa, tanda baca, dan ejaan yang benar (formal atau resmi).

Sumber

https://dianmaharanii.wordpress.com/2016/06/06/peranan-komunikasi-dalam-dunia-bisnis/

https://taniakharismaya.wordpress.com/2015/03/16/tujuan-dari-komunikasi-dalam-bisnis/

http://47ariesta.blogspot.co.id/2015/04/umpan-balik-dan-bentuknya.html

http://47ariesta.blogspot.co.id/2015/04/memperbaiki-komunikasi-dalam-organisasi.html

https://taniakharismaya.wordpress.com/2015/04/26/masalah-komunikasi-dalam-organisasi/

https://taniakharismaya.wordpress.com/2015/04/26/pola-komunikasi-bisnis/

https://taniakharismaya.wordpress.com/2015/04/26/mengelola-komunikasi-bisnis/

BAAK

STUDENTSITE