1. Peranan Komunikasi dalam Bisnis
A.
Peranan
Komunikasi dalam Bisnis
1. Pengertian Komunikasi dan Bisnis
a. Komunikasi
Komunikasi
adalah suatu proses penyampaian pesan atau informasi serta gagasan ide yang
dikemukakan oleh seseorang.
b. Bisnis
Bisnis
adalah suatu kegiatan yang berhubungan dengan cara bertransaksi. Biasanya
bisnis terjadi apabila seseorang melakukan jual atau beli suatu barang maupun
jasa kepada konsumennya. Adapun tujuan lain dari bisnis yaitu mendapatkan
keuntungan atau biasa disebut dengan laba. Dalam artian lain, bisnis adalah
melakukan suatu aktivitas dan pekerjaan yang menghasilkan keuntungan.
2.
Pengertian Komunikasi Bisnis
Komunikasi
bisnis adalah pertukaran gagasan dan informasi yang memiliki tujuan tertentu
yang disajikan secara personal atau impersonal melalui simbol-simbol atau
sinyal . Bisnis melibatkan pertukaran informasi secara terus – menerus. Lebih
banyak bisnis yang dijalankan makan semakin luas juga komunikasi yang akan
tercipta.
Peran
komunikasi dalam berbisnis sangatlah penting karena komunikasi yang baik dapat
menguntungkan sebuah bisnis yang sedang dilakukan. Terciptanya komunikasi yang
baik serta komunikasi yang efektif akan mendatangkan sebuah keuntungan dalam
berbisnis. Maka seseorang yang dapat berkomunikasi dengan baik dengan orang
lain biasanya dengan mudah menjalankan bisnis yang dikelolanya. Dengan
demikian, bisnis dan komunikasi berjalan bergandengan tangan.
3.
Komunikasi Bisnis menurut Para Ahli
Menurut
Purwanto (2006:4), pengertian komunikasi bisnis yaitu komunikasi yang digunakan
dalam dunia bisnis, mencakup berbagai macam bentuk komunikasi, baik komunikasi
verbal ataupun komunikasi non verbal untuk mencapai tujuan tertentu. Pada
dasarnya komunikasi bisnis ini dibagi dalam dua hal yaitu komunikasi verbal dan
komunikasi non verbal.
2. Tujuan dari Komunikasi dalam Bisnis
Secara umum, ada
tiga tujuan komunikasi bisnis, yaitu memberi informasi (informing), melakukan
persuasi (persuading), dan melakukan kolaborasi (collaborating) dengan audiens.
a. Memberi
informasi (informing)
Tujuan pertama dalam komunikasi bisnis adalah memberikan informasi yang berkaitan dengan dunia bisnis kepada pihak lain. Sebagai contoh, seorang pimpinan suatu perusahaan membutuhkan beberapa pegawai baru yang akan ditempatkan sebagai staf administrasi di kantor-kantor cabang yang ada.
Untuk memperoleh pegawai yang diharapkan, ia dapat memasang iklan lowongan kerja melalui media surat kabar, majalah, radio, dan internet. Masing-masing media informasi tersebut tentu saja mempunyai kelebihan dan kekurangan satu sama lain. Jadi tergantung manajer untuk memilih media mana yang akan dipilih dengan mempertimbangkan kemampuan internal yang dimiliki oleh perusahaan.
b. Melakukan
persuasi (persuading)
Tujuan kedua dari sebuah komunikasi bisnis adalah melakukan persuasi kepada pihak lain agar apa yang disampaikan dapat dipahami oleh audiens dengan baik dan benar. Hal ini sering dilakukan terutama yang berkaitan dengan negoisasi antara seseorang dengan orang laian dalam bisnis. Untuk dapat memperoleh hasil yang optimal dalam bernegosiasi, setiap pihak perlu memahami prinsip win-win solution.
c. Melakukan
kolaborasi (collaborating) dengan audiens
Tujuan ketiga dalam komunikasi bisnis adalah melakukan kolaborasi atau kerjasama bisnis antara seseorang dengan orang lain. Melalui jalinan komunikasi bisnis, seseorang dapat dengan mudah melakukan kerjasama bisnis baik antara perusahaan dosmetik maupun dengan perusahaan asing. Saat ini kerjasama antar perusahaan di berbagai belahan dunia relative mudah dilakukan seiring dengan semakin pesatnya kemajuan teknologi komunikasi dewasa ini. Seseorang dapat menggunakan beberapa media telekomunikasi yang ada seperti telepon biasa, faksmili, telepon genggam, internet, email dan telekomferensi. Teknologi komunikasi tersebut sangat penting artinya dalam memperat kerjasama dalam dunia bisnis.
Dalam dunia bisnis, presentasi yang baik harus mampu menjelaskan tujuan yang diinginkan secara spesifik. Oleh karena itu untuk merumuskan tujuan tersebut, seseorang perlu menanyakan pada diri sendiri, apakah audiensi akan melakukan penelaahan terhadap suatu pesan atau tidak. Tujuan harus dinyatakan setepat mungkin, demikian pula dengan identifikasi individu-individu yang akan memberi tanggapan terhadap pesan yang disampaikan.
Selain itu tujuan
bisnis juga dapat digolongkan menjadi dua tujuan umum dan tujuan khusus :
1. Tujuan
umum komunikasi bisnis yakni mendukung tujuan
bisnis supaya lebih efektif dan efisien guna memperbaiki pengelolaan bisnis.
2. Tujuan
khusus komunikasi bisnis yaitu menciptakan
interaksi / hubungan antara perusahaan dengan konsumen, pemerintah, sesama
dunia usaha serta dengan lingkungan agar tercipta hubungan baik yang dapat
meningkatkan pertumbuhan bisnis.
3. Umpan Balik dan Bentuk-Bentuknya
Komunikasi
merupakan aspek yang tidak bisa dipisahkan dari kehidupan manusia dan akan
terjalin hubungan yang harmonis jika komunikasinya baik. Ditinjau dari segi
keilmuan maka dapat ditelaah berdasarkan unsur-unsur sebagai berikut :
komunikator, pesan, media, komunikan dan umpan balik. Diantara kelima ini,
umpan balik merupakan unsur yang paling penting dalam menentukan keberhasilan
komunikasi. Dengan mengetahui umpan balik yang dikirimkan oleh komunikan, maka
komunikator akan mengetahui apakah tujuan dari pesan kita tersampaikan atau
tidak. Umpan balik (feed back) pun memiliki berbagai macam bentuk seperti hasil
(pelaksanaan suatu tugas), laporan, sikap yang timbul, pertanyaan, reaksi, dsb.
Umpan balik pun dapat berupa tulisan, lisan, peragaan, dsb.
Umpan yang baik
diperlukan syarat-syarat tertentu, antara lain :
1. Jujur
Umpan balik yang tidak jujur bersumber pada kebiasaan untuk menyenangkan orang lain, keinginan member nasihat, memenangkan argument, mengambil muka, menjilat, dan menyakiti orang lain. Umpan balik seperti ini sangat merusak.
2. Khusus dan
Jelas
Umpan balik bukan sesuatu yang umum ataupun kabur.
3. Bebas
Umpan balik yang membuat orang bersangkutan tidak dapat berbuat apa-apa adalah umpan balik yang tidak berguna.
4. Tidak Menilai
Penilaian yang dimaksud adalah judgement bukan evaluasi.
5. Deskriptif
Umpan balik hendaknya mengungkapkan juga yang baik disamping sesuatu yang perlu diperbaiki lagi. Kita sering lupa saat menyatakan yang buruk tanpa memberikan titik terangnya (hal baik).
6. Hasil Oriented
Dalam hal ini yang diutamakan bukan hasilnya, tapi orangnya.
7. Waktu
Tidak ada patokan tentang waktu dalam umpan balik.
Bentuk-Bentuk
Umpan Balik
1. External
Feedback
Umpan balik yang diterima langsung oleh komunikator dari komunikan
2. Internal
Feedback
Umpan balik yang datang dari pesan si komunikator itu sendiri
3. Direct Feedback
atau Immediate Feedback
Umpan balik langsung dalam suatu komunikasi
4. Indirect
Feedback
Dalam bentuk surat kepada redaksi surat kabar, penyair radio, dll. Hal ini umpan balik membutuhkan waktu
5. Inferential
Feedback
Umpan balik yang diterima dalam komunikasi massa yang disimpulkan sendiri oleh komunikator meskipun secara tidak langsung akan tetapi cukup relevan dengan pesan yang disampaikan.
6. Zero Feedback
Umpan balik yang disampaikan oleh komunikan tidak dapat dipahami oleh komunikator
7. Neutral
Feedback
Informasi yang diterima oleh komunikator tidak relevan dengan pesan yang disampaikan semula
8. Positive
Feedback
Komunikasi yang disampaikan oleh komunikator kepada komunikan mendapat tanggapan positif
9. Negative
Feedback
Komunikasi yang disampaikan oleh komunikator mendapat tentangan dari komunikan
4.
Kesalahpahaman dalam Berkomunikasi
Faktor-faktor penghambat komunikasi tersebut mencakup antara lain masalah dalam pengembangan pesan, penyampaian pesan, penerimaan pesan dan penafsiran pesan.
- Masalah Dalam Mengembangkan Pesan
Sumber masalah potensial dalam mengembangkan suatu pesan adalah dalam memformulasikan suatu pesan. Masalah dalam mengembangkan suatu pesan dapat mencakup antara lain munculnya keragu-raguan tentang isi pesan, kurang terbiasa dengan situasi yang ada atau penerima, adanya pertentangan emosional, atau kesulitan dalam mengekspresikan ide atau gagasan.
Jika seseorang gagal dalam mengembangkan pesan, maka proses komunikasi akan memulai dengan sesuatu yang salah, yang pada akhirnya akan membawa kegagalan yang akan berkelanjutan atau terus menerus.
- Masalah dalam Menyampaikan Pesan
Komunikasi dapat juga terganggu karena munculnya masalah dalam mendapatkan pesan dari pengirim ke penerima. Masalah dalam penyampaian pesan yang paling jelas adalah faktor phisik, misalnya sambungan kabel yang jelek, akustik yang lemah, dan tindasan yang tak terbaca. Meskipun gangguan-gangguan tersebut nampaknya sepele, namun mereka dapat memblok atau mengganggu suatu pesan.
Masalah lain yang muncul dalam penyampaian suatu pesan adalah bila dua buah pesan yang disampaikan mempunyai arti yang saling berlawanan. Bila dua buah pesan disampaikan sekaligus secara bersamaan, maka akan muncul gangguan dalam arus komunikasi. Masalah serupa juga muncul, bila suatu pesan disampaikan melalui saluran penghubung yang cukup panjang. Orang terakhir yang menerima pesan ada kemungkinan hanya dapat menangkap pesan sebagian kecil saja dari orang yang pertama atau bahkan pesan yang disampaikan bisa jadi bertentangan dengan pesan aslinya.
- Masalah Dalam Menerima Pesan
Sebagaimana halnya dengan penyampaian pesan, menerima pesanpun juga tak luput dari adanya suatu masalah. Masalah yang muncul dalam penerimaan suatu pesan antara lain adanya persaingan antara penglihatan dengan suara, kursi yang tidak nyaman, lampu yang kurang terang, dan kondisi lain yang dapat mengganggu konsentrasi penerima. Sebagai contoh, pada saat Anda sedang mengikuti kuliah di kelas, tiba-tiba terdengar teriakan histeris dari orang-orang yang sedang panik yang terkurung dalam suatu gedung yang sedang terbakar yang kebetulan berdekatan dengan tempat kuliah Anda. Dalam kondisi seperti itu, dapatkah Anda menerima pesan dengan baik? Pada saat asyik membaca-baca di ruang perpustakaan, tiba-tiba lewat seorang gadis cantik dihadapan Anda. Kondisi lainpun dapat terjadi, manakala Anda asyik mengerjakan ujian semester, terdengar suara tabuhan gamelan di seberang bangunan yang kebetulan juga berdampingan dengan sekolah karawitan atau sekolah musik.
Dalam beberapa kasus, gangguan yang muncul berkaitan dengan kesehatan si penerima pesan. Pendengaran yang kurang baik, penglihatan yang mulai kabur atau bahkan sakit kepala, juga dapat mengganggu penerima dalam menerima suatu pesan. Meskipun hal tersebut tidak memblok (menghambat) jalur komunikasi secara keseluruhan, tetapi mereka dapat mengurangi konsentrasi si penerima pesan. Barangkali gangguan yang paling umum terjadi adalah kurangnya konsentrasi selama melakukan komunikasi. Kadang-kadang pada saat berkomunikasi, pikiran melayang memikirkan hal-hal lain diluar yang dibicarakan atau melamun.
- Masalah Dalam Menafsirkan Pesan
Meskipun suatu pesan mungkin hilang selama proses penyampaian pesan terjadi, namun masalah terbesar adalah pada mata rantai terakhir, dimana suatu pesan ditafsirkan oleh penerima pesan. Perbedaan latar belakang, perbendaharaan bahasa, dan pernyataan emosional, dapat menimbulkan munculnya kesalahpahaman antara pemberi dan penerima pesan.
- Komunikasi Yang Efektif
Komunikasi yang efektif tentu saja akan dapat mengatasi berbagai hambatan yang dihadapi dalam komunikasi. Bagaimana mengatasi berbagai hambatan dalam komunikasi? Untuk dapat mengatasi berbagai rintangan dalam komunikasi, maka perlu diperhatikan tiga hal sebagai berikut:
a. Membuat suatu pesan secara lebih
berhati-hati.
b. Minimisasi gangguan dalam proses
komunikasi.
c. Mempermudah upaya umpan balik antara
si pengirim dan si penerima pesan.
5. Memperbaiki Komunikasi dalam
Organisasi
Komunikasi efektif sangat berpengaruh dalam mengatasi hambatan yang dihadapi dalam berkomunikasi. Ada tiga hal yang perlu diperhatikan untuk mengatasi berbagai rintangan tersebut.
1.
Membuat suatu pesan lebih
berhati-hati
Perhatikan tujuan berkomunikasi dan para penerima pesan. Katakana apa yang dikehendaki oleh mereka, gunakan bahasa yang jelas, sederhana, mudah dipahami, jelaskan point-point penting, dan tekankan serta telaah ulang point-point yang penting.
2.
Minimisasi Gangguan Dalam Proses
Komunikasi
Jika suatu pesan disampaikan secara lisan, perhatikan bagaimana lokasi atau tempat penyampaian pesan yang nyaman, tenang, akustik/sound system yang baik, tempat duduk yang teratur, ruangan sejuk, dsb. Jangan samapai ada gangguan disaat penyampaian pesan.
3.
Mempermudah Upaya Umpan Balik Antara
Pengirim dan Penerima Pesan
Agar pemberian umpan balik (feed back) tersebut memberikan suatu manfaat yang cukup berarti, maka kita harus dapat merencanakan bagaimana dan kapan suatu pesan yang disampaikan kepada penerima.
Cara mengatasi hambatan
dan memperbaiki komunikasi agar menjadi lebih efektif (Beeve dan Thill,
2003;22) adalah :
1. Memelihara
iklim komunikasi terbuka
Iklim komunikasi merupakan campuran dari nilai, tradisi dan kebiasaan. Komunikasi terbuka akan mendorong keterusterangan dan kejujuran serta mempermudah umpan balik.
2. Bertekad
memegang teguh etika berkomunikasi
3. Memahami
kesulitan komunikasi antarbudaya
Majunya
perkembangan teknologi dan informasi telah menyebabkan terjadinya interaksi
antarbudaya baik dalam lingkup regional, nasional, maupun internasional.
4. Menggunakan
pendekatan berkomunikasi yang berpusat pada penerima
Menggunakan
pendekatan yang berpusat pada penerima berarti tetap mengingat penerima ketika
sedang berkomunikasi.
5. Menggunakan
teknologi secara bijaksana dan bertanggungjawab untuk memperoleh dan membagi
informasi
Teknologi
dapat dipergunakan untuk menyusun , merevisi dan mendistribusikan pesan.
Penggunaan teknologi yang bertanggung jawab dan bijaksana akan mendorong
terciptanya komunikasi yang efektif.
6. Menciptakan
dan memproses pesan secara efektif dan efisien. Hal itu dapat dilakukan dengan
cara :
·
Memahami penerima pesan
·
Menyesuaikan pesan
dengan penerima
·
Mengurangi jumlah pesan
·
Memilih saluran atau
media yang tepat
·
Meningkatkan
keterampilan berkomunikasi
2.
Komunikasi dalam Organisasi
A.
Pola Komunikasi Bisnis
Secara umum pola kumunikasi (patterns of
communication) dibedakan menjadi 2 saluran (Purwanto,2006:40-45), yaitu :
a. Saluran Komunikasi Formal
Dalam struktur organisasi, garis, fungsional, maupun matriks, akan tampak berbagai macam posisi atau kedudukan masing-masing sesuai dengan batas tanggung jawab dan wewenangnya. Dalam kaitannya dengan proses penyampaian informasi dari manajer kepada bawahan, pola transformasi informasinya dapat berbentuk 3 pola yaitu:
- Komunikasi
dari atas ke bawah
Komunikasi dari atas ke bawah (top-down)merupakan jalur komunikasi yang berasal dari atas (manajer) ke bawah (karyawan) merupakan penyampaian pesan yang dapat berbentuk perintah, instruksi, maupun prosedur untuk dijalankan para bawahan dengan sebaik-baiknya. Menurut Katz dan Kahn, komunikasi ke bawah mempunyai 5 tujuan pokok yaitu:
- Memberikan
pengarahan atau instruksi kerja tertentu,
- Memberikan
informasi kenapa pekerjaan itu harus dilaksanakan,
- Memberikan
informasi tentang prosedur dan praktik organisasional,
- Memberikan
umpan balik pelaksanaan kerja kepada para karyawan,
- Menyajikan
informasi mengenai aspek ideologi dalam membantu organisasi menanamkan
pengertian tentang tujuan yang ingin dicapai.
- Komunikasi
dari bawah ke atas
Atau disebut buttom-up communicatin berarti alur pesan yang disampaikan berasal dari bawah (karyawan) menuju ke atas (manajer). Pesan mula-mula berasal dari para karyawan yang selanjutnya disampaikan ke jalur yang lebih tinggi.
- Komunikasi
Horizontal
Atau horizontal communication atau sering disebut komunikasi lateral (lateral communication) adalah komunikasi yang terjadi antara bagian-bagian yang memiliki posisi sejajar atau sederajat dalam suatu organisasi. Tujuan komunikasi horizontal antara lain untuk melakukan persuasi, mempengaruhi, dan memberikan informasi kepada bagian atau departemen yang memiliki kedudukan sejajar.
- Komunikasi
Diagonal
Atau diagonal communication melibatkan komunikasi antara dua tingkat (level) organisasi yang berbeda. Contohnya adalah komunikasi formal antara manager pemasaran dengan bagian pabrik, antara manager produksi dengan bagian promosi, antara manager produksi dengan bagian akuntansi dan lain sebagainya.
b. Saluran Komunikasi Informal
Dalam jaringan komunikasi informal, orang-orang yang ada dalam suatu organisasi, tanpa mempedulikan jenjang hierarki, pangkat, dan kedudukan atau jabatan, dapat berkomunikasi secara luas. Meskipun hal-hal yang mereka perbincangkan biasanya bersifat umum, seperti mengobrol tentang humor yang baru di dengar, keluarga, anak-anak, dunia olahraga, musik, acara film, dan sinetron tv, dan kadang kala mereka juga membicarakan hal-hal yang berkaitan dengan situasi kerja yang ada dalam organisasinya.
B. Mengelola Komunikasi Bisnis
Ada 2 hal yang perlu diperhatikan dalam mengelola
komunikasi, yaitu :
- Penanganan
pesan-pesan yang bersifat rutin
Untuk dapat memaksimalkan manfaat dan meminimalkan biaya, seorang manajer perlu memperhatikan hal berikut ini:
- Mengurangi
jumlah pesan
- Instruksi
yang jelas
- Mendelegasikan
tanggung jawab
- Melatih
petugas
- Penanganan
Krisis Komunikasi
Cara penanganan krisis di suatu perusahaan tentu berbeda dengan perusahaan lain. Namun, munculnya krisis dalam suatu perusahaan dapat mempunyai pengaruh terhadap masa depan produk maupun reputasi perusahaan bersangkutan. Dalam kaitannya dengan krisis komunikasi tersebut, ada 2 falsafah dalam komunikasi yaitu:
- Bersikap diam, tidak mengatakan sesuatu, atau
- Katakan apa yang terjadi dan segera
Namun, beberapa ahli hubungan masyarakat (public relation) menyarankan agar perusahaan menangkis rumor yang beredar dalam masyarakat dengan cara menjelaskan dengan cara apa yang menjadi masalahnya secara terbuka tanpa ditutup-tutupi kepada public (masyarakat umum) dan karyawan-karyawannya. Pada saat yang sama, perusahaan harus mencari sumber masalahnya dan berusaha mengendalikannya. Satu hal yang paling penting dalam menangani setiap kasus adalah mengusahakan agar pikiran tetap dalam kondisi tenag, kalem, dan tidak gegabah. Tenang dalam artian bahwa penanganan suatu kasus perlu pemikiran jernih dan tidak dalam kondisi emosional. Suatu tanggapan yang rasional akan membantu memberikan inspirasi untuk mempertinggi rasa percaya diri.
Dalam situasi krisis ekonomi, ada beberapa hal yang
dapat dilakukan seperti :
- Siapkan
tim yang terampil atau cekatan dalam penanganan krisis
- Usahakan
agar manajemen puncak segera bertindak pada saat krisis terjadi
- Ciptakan
sebuah pusat informasi sebagai representasi perusahaan yang dilengkapi
dengan berbagai peralatan elektronik komunikasi
- Ceritakan
suatu kejadian secara menyeluruh, terbuka, dan jujur. Jika memang ada yang
salah segera mohon maaf
- Tunjukkan
keseriusahan perusahaan, bukan saja dalam pernyataan tetapi dalam wujud
nyata.
C. Masalah Komunikasi dalam Organisasi
Fakor hambatan yang biasanya terjadi dalam proses
komunikasi dapat dibagi dalam 3 jenis, yaitu:
- Hambatan
Teknis
Hambatan ini timbul karena lingkungan dan memberikan dampak pencegahan terhadap kelancaran pengiriman dan penerimaan pesan. Dari sisi teknologi, keterbatasan fasilitas dan peralatan komunikasi, akan semakin berkurang dengan adanya temuan baru di bidang teknologi komunikasi dan sistem informasi, sehingga saluran komunikasi dan media komunikasi dapat diandalkan serta lebih efisien.
- Hambatan
Semantik
Gangguan ini menjadi hambatan dalam proses penyampaian pengertian atau ide secara efektif. Definisi semantik disini adalah studi atas pengertian yang diungkapkan lewat bahasa. Suatu pesan yang kurang jelas akan tetap menjadi tidak jelas bagaimanapun baiknya transmisi. Untuk menghindari mis-komunikasi semacam ini, seorang komunikator harus memilih kata-kata yang tepat dan sesuai dengan karakteristik komunikannya, serta melihat dan mempertimbangkan kemungkinan penafsiran yang berbeda terhadap kata-kata yang digunakannya.
- Hambatan
Manusiawi
Hambatan ini muncul dari masalah-masalah pribadi yang dihadapi oleh orang-orang yang terlibat dalam komunikasi, baik komunikator maupun komunikan. Menurut Cruden dan Sherman, hambatan ini mencakup :
- Hambatan
yang berasal dari perbedaan individual manusia, seperti perbedaan
persepsi, umur, keadaan emosi, status, keterampilan mendengarkan ,
pencarian informasi, dan penyaringan informasi.
- Hambatan
yang ditimbulkan oleh iklim psikologis dalam organisasi atau lingkungan
sosial dan budaya, seperti suasana dan iklim kerja serta tata nilai yang
dianut. Ditinjau dari aspek bisnis, organisasi adalah sarana manajemen
(dilihat dari aspek kegiatannya). Korelasi antara Ilmu Komunikasi dengan
Organisasi terletak pada peninjauannya yang berfokus kepada
manusia-manusia yang terlibat dalam mencapai tujuan organisasi.
Dalam lingkup organisasi tujuan utama komunikasi adalah memperbaiki organisasi, yang ditafsirkan sebagai upaya yang dilakukan untuk mencapai tujuan-tujuan manajemen. Komunikasi organisasi terjadi setiap saat dan dapat didefinisikan sebagai pertunjukan dan penafsiran pesan diantara unit-unit komunikasi yang merupakan bagian dari suatu organisasi. Suatu organisasi terdiri dari unit-unit komunikasi dalam hubungan hierarchies anatara satu dengan lainnya dan berfungsi dalam suatu lingkungan. Komunikasi bisnis adalah proses pertukaran pesan atau informasi untuk mencapai efektivitas dan efisiensi produk kerja di dalam struktur (jenjang/level) dan sistem organisasi yang kondusif. Dalam kegiatan organisasi bisnis, pesan hendaknya tidak hanya sekedar informatif, yaitu agar pihak lain mengerti dan tahu, tetapi juga haruslah persuasif, agarpihak lain bersedia menerima suatu paham atau keyakinan atau melakukan suatu perbuatan atau kegiatan.
Dalam proses komunikasi, semua pesan atau informasi yang dikirim akan diterima dengan berbagai perbedaan oleh penerima pesan/informasi , baik karena perbedaan latar belakang, persepsi, budaya maupun hal lainnya. Untuk itu, suatu pesan atau informasi yang disampaikan hendaknya memenuhi 7 syarat atau dikenal juga dengan 7 C, yaitu :
- Completeness
(Lengkap)
Suatu pesan atau informasi dapat dikatakan lengkap, bila berisi semua materi yang diperlukan agar penerima pesan dapatmemberikan tanggapan yang sesuai dengan harapan pengirim pesan.
- Conciseness
(Singkat)
Suatu pesan dikatakan concise bila dapat mengutarakan gagasannya dalam jumlah kata sekecil mungkin (singkat, padat tetapi jelas) tanpa mengurangi makna, namun tetep menonjolkan gagasannya.
- Consideration
(Pertimbangan)
Penyampaian pesan hendaknya menerapkan empati dengan pertimbangan dan mengutamakan penerima pesan.
- Concreteness
(Konkrit)
Penyampaian pesan hendaknya disampaikan dengan bahasa yang gamblang, pasti, dan jelas
- Clarity
(Kejelasan)
Pesan hendaknya disampaikan dengan bahasa yang mudah dimengerti dan mudah diinterpretasikan serta memiliki makna yang jelas.
- Courtessy
(Kesopanan)
Pesan disampaikan dengan gaya bahasa dan nada yang sopan, akan memupuk hubungan baikdalam komunikasi bisnis.
- Correctness
(Ketelitian)
Pesan hendaknya dibuat dengan teliti dan menggunakan tata bahasa, tanda baca, dan ejaan yang benar (formal atau resmi).
Sumber
